پروفرما یا پیش فاکتور (PROFORMA INVOICE) چیست؟

پروفرما یا پیش فاکتور سندی است که توسط فروشنده صادر می‌گردد و مندرجات آن شامل نام و نشانی فروشنده و خریدار، نوع، مقدار و تعداد کالا، قیمت واحد کالا و قیمت کل، شرایط پرداخت، زمان تحویل کالا، مدت اعتبار پروفرما، مبدا کالا است.   پروفرما درواقع یک پیش فاکتور می‌باشد که در آن فروشنده به خریدار اعلام می‌نماید کالای خاصی را به قیمت مشخص و شرایط معلوم به وی می‌فروشد. نکته مهم این است که فروشنده باید اعلام نماید خریدار تا چه زمانی میتواند به فروشنده جهت خرید مراجعه نماید. به بیان دیگر شرایط اعلام شده از سوی فروشنده تا چه زمانی معتبر می‌باشند. ممکن است بعد از گذشت زمانی خاص فروشنده نتواند با قیمت قبل معامله نماید. از سوی دیگر مدت اعتبار پروفرما در زمان گشایش اعتبار اسنادی نیز مهم می‌باشد؛ بنابراین بهتر است در پروفرما ذکر گردد که مدت اعتبار آن تا چه زمانی می‌باشد.

کاربرد پروفرما کجاست؟

همانطور که ذکر شد پروفرما اینویس سندی میباشد جهت برآورد قدم های آتی جهت وارات و صادرات کالا که از مهمترین موارد قابل اشاره میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

·         برآورد هزینه های حمل و ترخیص

·         تاریخ آماده شدن و تحویل مورد معامله

·         ایجاد فرصت مذاکره در خصوص شرایط قرارداد پیش از ارائه اینویس نهایی

·         جلوگیری از بروز اختلافات در زمان تحویل کالا

·         تسهیل و تسریع در أمور گمرکی از قبیل ثبت سفارش و تخصیص ارز و …

موارد مهم در پروفرما

بعد از اتمام مذکرات یا مکاتبات بین فروشنده و خریدار و نهایی شدن شرایط معامله صادر می شود. پروفرم اولین سند معاملات بین المللی است که از این این سند در مرحله کسب مجوز ثبت سفارش و گشایش اعتبار ترخیص کالا از گمرک از آن استفاده می کند. به طور کلی برای تهیه پیش فاکتور، به اطلاعات زیر نیاز می باشد که به نام LETTER OF INQUIRY از فروشنده طلب می شود.

·         مبدا کالا

·         شرایط پرداخت

·         قیمت

·         مدت اعتبار پروفرما

·         زمان تحویل کالا

·         بازرسی

·         حمل و نقل shipment

تفاوت Commercial Invoice و Proforma Invoice چیست؟

اما تفاوت پروفرما اینویس و کامرشیال اینویس چیست؟ دقت کنید که ابتدا این پیش فاکتور یا PI است که منجر به امضای قرارداد فروش میگردد. سپس در زمانی که فروشنده بخواهد در قالب قرارداد فروش، بصورت رسمی از خریدار پول بگیرد، فاکتور فروش یا Commercial Invoice را صادر میکند. در خرید خارجی PI بصورت کلی و در یک نسخه صادر میشود. اما در پروسه حمل به دفعات که Partial Shipment نام دارد، همین تک نسخه پروفرما، در سه نسخه فاکتور یا Commercial Invoice حمل میشود. مثلا یک پروفرم شامل 10 هزار عدد کالا در سه نسخه فاکتور فروش 3 هزار عدد، 5 هزار عدد و 2 هزار عدد تقسیم و ارسال خواهد شد.

سیاهه تجاری  چیست؟

فاکتور یا سیاهه تجاری یکی از اسناد مهم می‌باشد که فروشنده کالا، آن را به نام خریدار صادر می‌کند. اطلاعات مندرج در فاکتور با پیش فاکتور بسیار نزدیک هستند، با این تفاوت که فاکتور پس از توافق و برای هر محموله جداگانه ارائه می‌شود و پیش فاکتور قبل از آن و ممکن است به‌صورت کلی باشد. به‌عبارت‌دیگر پیش فاکتور و فاکتور ازنظر محتوا تفاوت چندانی باهم ندارند اما ازنظر جایگاه حقوقی و ترتیب زمانی در تجارت و بازرگانی بین‌المللی متفاوت هستند.

آیا می توانیم پیش فاکتور را باطل کنیم؟

از آنجایی که پروفرما یک سند الزام آور قانونی یا فاکتور رسمی مورد استفاده برای حسابداری نیست، به ابطال هم نیاز ندارد.

ممکن است مشتری نظرش را تغییر دهد و پس از مشاهده پیش فاکتور قصد خرید نداشته باشد به همین دلیل خیلی خوب است که پروفرما داشته باشید تا همه ی جوانب خرید خود را بررسی کنید.

اطلاعات درج شده در پروفرما؛ آگاهی از جزئیات محموله قبل از دریافت

برخلاف بسیاری از فاکتورهای موجود در حوزه بازرگانی که فیلدهای از پیش تعریف‌شده دارند، در پروفرما یا پیش‌فاکتور می‌توان هر‌گونه اطلاعاتی را ثبت کرد. از مهم‌ترین اطلاعات ثبت‌شده در این فاکتور می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.

1- نام و آدرس فروشنده و خریدار: این اطلاعات برای شناسایی مشخصات فروشنده و خریدار و برقراری ارتباط به‎کار می‌رود.

2- شرح کالا: شامل نام و مدل کالا، تعداد و واحد شمارش کالا، بسته‌بندی، ابعاد و وزن کالا و دیگر ویژگی‌های مرتبط با کالا است.

3- قیمت کالا: در پروفرما قیمت کالا به‌همراه ارزش کل، قیمت واحد و تخفیف‌های دریافتی اعلام می‌شود.

4- شرایط پرداخت: شرایط پرداخت شامل تاریخ پرداخت، روش پرداخت و مراحل پرداخت می‌شود.

5- شرایط حمل و نقل: شامل اطلاعاتی مانند نام شرکت حمل و نقل، شیوه حمل و نقل، مبدا و مقصد حمل و نقل و هزینه حمل و نقل است.

مواردی همچون تضمین کیفیت، تضمین تحویل کالا در زمان مشخص و سایر شرایط مرتبط با قرارداد نیز می‌تواند در پروفرما مطرح ‌شود. به‌طورکلی بر‌اساس اطلاعات مندرج در پیش فاکتور یا Proforma Invoice خریدار از قبل می‌داند که قرار است چه محموله‌ای را با چه مشخصاتی تحویل بگیرد. به‌عنوان مثال اگر خریدار برای حمل خرده بار از چین پیش‌پرداخت انجام داده باشد، از اطلاعات موجود در پروفرما می‌تواند برای تراکنش‌های آتی استفاده کند.